"Qualifikation zum Einsatz KI-Systeme zur Mitarbeiterunterstützung bei der Informationsverarbeitung"
ein Projekt der S.K.M. Informatik GmbH
Das Systemhaus S.K.M. Informatik GmbH wurde 1990 in Schwerin gegründet und betreut mit 40 Spezialisten weltweit Firmen bei der Einführung und dem Einsatz von IT/ CAD/CAM/CAE-Technologien. Die Lösungskompetenz von SKM geht weit über die Lieferkompetenz von Hard- und Softwarekomponenten hinaus. Vielmehr entwickeln wir gemeinsam Technologien, die Wertschöpfungsketten in den Unternehmen bereichern und der sich verändernden digitalen Arbeitswelt Rechnung tragen.
Das Unternehmen mit seinem Verbundpartner
Projektlaufzeit 01.07.2025 – 30.06.2027
Ansprechpartner Herr Ralf Kirchberg
Tel.: +49 385 48836-26
Webseite www.skm-informatik.com
Verbundpartner Okeanos Web Services UG
www.okns.de
Verantwortlich für Wissenstransfer
Einblicke in die Projektergebnisse
Die KI-gestützte Automatisierung der Newsletter-Recherche und -Veröffentlichung konnte erfolgreich umgesetzt werden. Dabei setzen wir einen Schwarm von KI-Agenten ein, von denen jeder einzelne im Schwarm nur seinen Themenbereich übernimmt.
Erkenntnisse:
- fest definierte Quellen reduzieren Halluzination im Ergebnis
- für den produktiven Einsatz sind klare KI-Richtlinien sowie ein AI-Readiness-Check der IT sinnvoll
- KI-Agenten stellen neue Anforderungen an Identitätsmanagement und IT-Sicherheit, die frühzeitig berücksichtigt werden sollten
Anfangs wurde der Newsletter noch geprüft, das heißt neben der automatisierten Aufbereitung haben einige Mitarbeitende manuell gegengecheckt. Mit zunehmender Qualität der Ergebnisse und den positiven Erfahrungen im Arbeitsalltag ist das Vertrauen in die Lösung jedoch deutlich gestiegen und die individuelle Überprüfung entfällt.
Durch die Umsetzung des Projektes haben die Mitarbeitenden deutlich an praxisnahem Wissen rund um den Einsatz von KI-Agenten im Arbeitsalltag gewonnen und haben so bereits neue Use-Cases abgeleitet und begonnen umzusetzen. Das kommt nicht nur uns, sondern auch unseren Kunden zugute. Pro Mitarbeitenden sparen wir durch die Automatisierung täglich etwa 15 bis 30 Minuten. Insgesamt wird KI im Unternehmen als Unterstützung wahrgenommen und nicht als Bedrohung für Arbeitsplätze. Aufgrund der hohen Arbeitsauslastung steht vielmehr die Entlastung der Mitarbeitenden im Vordergrund.
Darüber hinaus zeigt sich bereits, dass sich die Anforderungen an neue Mitarbeitende verändern. Kenntnisse im Umgang mit KI-Werkzeugen und deren sinnvoller Einsatz gewinnen zunehmend an Bedeutung und fließen verstärkt in Stellenprofile und Qualifikationsanforderungen ein.
Das Vorhaben wird dauerhaft fortgeführt. Durch die im Projekt gewonnenen Erfahrungen konnten außerdem neue Ideen aus der Belegschaft angestoßen werden.
Hierzu zählen:
- KI-gestützte Schwachstellenanalyse
- MELVIN - der KI 1st Level Agent im IT-Support
- Sprachassistent für Ticket Reporting
- KI-gestützte Heizkurvenanalyse & Steuerung
Darüber hinaus werden wir unsere Erfahrungen beim Open Factory Campus e. V. in gemeinsame KI-Vorhaben einbringen können und somit zum langfristigen Erfolg beitragen.
"Das Projekt war Ausgangspunkt für viele weitere Ideen, die Mitarbeitende mit Hilfe der KI umsetzen möchten."
Ralf Kirchberg, S.K.M. Informatik GmbH
Ausgangssituation
Die Geschäftsfelder der S.K.M. Informatik GmbH zeichnen sich durch eine hohe internationale Entwicklungsdynamik aus. Technologien, die bei unseren Kunden in Projekten eingeführt und betreut werden, unterliegen einer ständigen Weiterentwicklung. Gleichzeitig wächst die Anzahl wissenschaftlich-technischer Veröffentlichungen im digitalen Raum – wie Newsletter, Postings, Whitepaper oder Produktinformationen – so stark, dass eine vollständige Übersicht kaum noch möglich ist.
Unsere Mitarbeiter benötigen zu jedem Zeitpunkt aktuelle Informationen zu ihren jeweiligen speziellen Arbeitsbereichen. Durch die Verbesserung des Zugangs zu relevanten Informationen können wir unsere Mitarbeiter gezielt entlasten, die Fachkräftesicherung stärken und die Einarbeitung neuer Kollegen deutlich erleichtern.
Problem:
Die Informationsdichte übersteigt das manuelle Management, was Entlastung und effiziente Wissensbereitstellung notwendig macht.
Zielsetzung:
Durch KI-Unterstützung sollen Mitarbeiter von zeitaufwendigen Sekundärtätigkeiten entlastet, ihre persönliche Weiterbildung gefördert und die Arbeitseffizienz gesteigert werden.
Ziel des Projekts ist die gezielte Qualifizierung der Mitarbeiter zur eigenständigen Entwicklung und zum effektiven Einsatz von KI-Agenten in der Informationsverarbeitung. Die Mitarbeitenden werden befähigt, KI-Systeme nicht nur anzuwenden, sondern aktiv zu gestalten, anwendungsbezogen weiterzuentwickeln und verantwortungsvoll in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren.
Funktionen der Lösung:
- Automatisches Auffinden, Bewerten und Kategorisieren von digitalen Veröffentlichungen.
- Individuelle Benachrichtigungen zu relevanten Themenbereichen.
- KI-generierte Zusammenfassungen zur schnellen Orientierung.
- Unterstützung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch kuratierte Bulletins.
- Effiziente Kundenkommunikation durch vorbereitete Kurzinformationen.
Mehrwert für Mitarbeiter und Kunden:
Strukturierter Wissenstransfer von innen nach außen
Entlastung der Fachkräfte durch automatisierte Informationsaufbereitung
Schneller Einstieg für neue Mitarbeiter
Verbesserte Kundenkommunikation durch kuratierte, aktuelle Informationen
- Entwurf einer Rechte- /Rollenstruktur im Unternehmen
- Analyse und Auswahl LLM’s zum aufgabengerechten Einsatz
- Entwurf einer KI-Policy als Ergänzung zur IT-Compliance
- Rechte-/Rollenstruktur umsetzen
- Zugriffe auf Datenquellen festlegen
- Aufbau einer Testumgebung mit einzelnen Nutzern (Pilotanwendung)
- Entwicklung KI-Agenten
- Einbindung einer Zusatz-KI für Übersetzungen
- Sicherung der externen Daten unternehmensintern
- Zusammenführung mit anderen Datenquellen im Unternehmen (z.B. CRM)
- Informationsbasen zu Kunden aufbauen
- Evaluation & Szenarienentwicklung
- Erarbeitung von Inhouse-Schulungen durch das Projektteam
- Durchführung von Schulungen
- Entwicklung der Generator‑Komponente
- Feedbackgespräche mit Mitarbeitern
- Optiminierung des KI-Systems